SIHTASUTUS ARHILUSE FOND
NÕUKOGU KEHTESTATUD KORD
Fondi vara omandamise, kasutamise ja käsutamise ning fondist väljamaksete tegemise kord
1. Fond võib omandada, kasutada ja käsutada mistahes vara, mille omamine, kasutamine ja käsutamine on õiguspärane ja vastavuses fondi põhikirjaliste eesmärkidega.
Fondile vara üleandmine ja vastuvõtmine
2. Fondile võivad vara üle anda kõik füüsilised ja juriidilised isikud.
3. Fondi vara võtab vastu vähemalt üks juhatuse liige.
4. Fondile vara vastuvõtmise aluseks on õiguspärane tehing ja/või üleandmis-vastuvõtu akt. Juhatus tagab, et registrisse kandmisele kuuluvad asjad vormistatakse registris fondi nimele.
5. Juhatus ei võta vastu asju, mis on koormatud kolmandate isikute õigustega või millele võib tekkida tulevikus õigus kolmandatel isikutel ilma nõukogu nõusolekuta.
6. Fondi juhatus peab fondile üle antud vara arvestust, sh tagab varaga seotud dokumentide säilimise.
7. Fondile üleantavad rahalised vahendid kantakse fondi arveldusarve(te)le või antakse fondile üle sularahas. Juhatus peab tagama rahapesuvastaste juhendite täitmise ega võta vastu raha, mille päritolu pole selge.
8. Juhul, kui on vajalik selgitada välja vara tegelik väärtus, siis võetakse aluseks teadaolev turuväärtus või võetakse asjatundva isiku hinnang.
Fondi vara kasutamine
9. Fondi vara võib kasutada eelkõige Eesti Arhitektuuri Maja rajamiseks ja selleks vajaliku kinnisasja omandamiseks ning selleks vajalike vahendite hankimiseks.
10. Fondi vara võib kasutada fondi tegevuseks vajalike tegevuskulude katteks kinnitatud eelarve piires.
11. Fond ei või anda laenu ega seda tagada fondi asutajale, juhatuse ega nõukogu liikmele, samuti nendega võrdset majanduslikku huvi omavatele isikutele.
12. Fondi poolt laenu või tagatise andmise tingimused kooskõlastab nõukogu.
13. Fond ei jaga oma vara või tulu ega anna rahaliselt hinnatavaid soodustusi asutajale, juhtimis- või kontrollorgani liikmele, viimase 12 kuu jooksul ühingule annetusi teinud isikule või sellise isiku juhtimis- või kontrollorgani liikmele ega eelnevatega seotud isikutele.
14. Fondi juhatus informeerib vara üle andnud isikut viimase soovil, kuidas fondile üle antud vara on kasutatud.
15. Fond võib kasutada oma vara tulu saamise eesmärgil investeerimiseks. Investeerimiseks lubatav summa kehtestatakse tegevusaasta eelarves. Vähemalt 1/2 asutaja poolt üleantud rahalistest vahenditest tuleb kasutada investeerimistegevuseks. Selle osakaalu vähendamiseks on vajalik nii nõukogu kui ka asutaja eestseisuse nõusolek.
16. Investeerimistegevust korraldab tegevjuht vastavalt oma ametijuhendile, mis on nõukogu poolt kinnitatud.
17. Investeerimistegevuse korraldamiseks võib tegevjuht kaasata investeerimisnõustajaid ja sõlmida nendega vastavad teenuse osutamise lepingud, mille tasu ei või olla kõrgem, kui investeerimisühingu samaväärse teenuse mõistlik hind. Investeerimisnõustajate arvu ja tasu otsustab nõukogu.
18. Investeerimistegevuse aluseks on investeerimiskava, mille fondi juhatus esitab tegevjuhi ettepanekul nõukogule kinnitamiseks vähemalt kolm kuud enne järgmise tegevusaasta algust.
19. Konkreetsed investeerimisotsused teeb juhatus investeerimiskava alusel tegevjuhi ettepanekul. Tegevjuht esitab investeerimisotsuste eelnõud, mille juures peab olema esitatud investeeringut põhjendav analüüs.
20. Fondi poolt tehtud investeeringuid haldab tegevjuht, tagades parima tulususe ning vältides liigseid riske.
21. Fond avab investeerimiseks arvelduskonto(d) ja väärtpaberikonto(d) Eesti krediidiasutuses.
22. Fondi investeerimiseks kasutatava(te)le arvelduskonto(de)le ja väärtpaberikonto(de)le ligipääsuks vajalik parool ning kasutajanimi asub juhatuse valduses.
23. Arvelduskontodelt ja väärtpaberikontodelt ülekannete tegemiseks on vajalik vähemalt kahe juhatuse liikme kinnitus.
24. Fond võib osta väärtpaberituru seadusega reguleeritud väärtpabereid.
25. Fond võib osaleda aktsiate esmastel avalikel pakkumistel (IPO-del).
26. Fondi investeeringud peavad olema hajutatud ning investeeringute tegemisel tuleb vältida ülemääraste riskide võtmist.
27. Fond ei tohi investeerida ettevõtjate väärtpaberitesse, mille väärtushinnangud ei lange kokku fondi ja asutaja omadega.
Fondi vara käsutamine
28. Tehinguid, mis väljuvad igapäevase majandustegevuse raamest, võib juhatus teha ainult nõukogu nõusolekul juhul, kui vastava tehingu tegemiseks ei ole vajalik asutaja nõusolek.
29. Igapäevase majandustegevuse raamest väljuvate tehingute ringi määrab nõukogu.
30. Igapäevase majandustegevuse raamest väljuvad tehingud on eelkõige tehingud, millega kaasneb:
30.1. osaluse omandamine ja lõppemine äriühingus;
30.2. kinnisasjade, samuti registrisse kantud vallasasjade omandamine või võõrandamine või asjaõigusega koormamine;
30.3. laenu ja tagatise võtmine ja andmine.
31. Juhatus koostab ja esitab nõukogule kinnitamiseks järgmise tegevusaasta eelarve ja tegevuskava vähemalt kolm kuud enne tegevusaasta lõppu.
32. Fondi lõpetamisel likvideerimismenetlusest järgi jäänud vara antakse üle asutajale.
Fondist soodustatud isikutele väljamaksete tegemise kord
33. Fond võib teha väljamakseid asutaja eestseisuse poolt määratud soodustatud isikute ringi kuuluvatele isikutele. Konkreetsed soodustatud isikud, kellele väljamakseid teha, määrab nõukogu juhatuse ettepanekul.
34. Enne Eesti Arhitektuuri Maja valmimist ja kasutuselevõtmist fondist väljamakseid ei tehta.
35. Erandkorras fondi eesmärkide raames võib väljamakseid teha nõukogu 2/3 häälte enamusega vastuvõetud otsuste alusel juhul, kui tegevusaasta on olnud eelarve tulusid ületav.
Tegevjuhi ametijuhend
1. Tegevjuht on fondi juhatuse liige, kelle ülesandeks on fondi haldamine.
2. Tegevjuhil peavad olema piisavad teadmised, oskused ja kogemused fondi haldamiseks ja investeeringute tegemiseks.
3. Tegevjuht tegutseb kooskõlas fondi põhikirja, seaduste ja muude õigusaktidega.
4. Tegevjuht tegutseb hoolsalt ja vastutustundlikult fondi parimates huvides eesmärgiga fondi vara suurendada.
5. Tegevjuht peab täitma enda kohustusi fondi ees lojaalselt (sh vältides ja maandades huvide konflikte) ja tegevjuhilt nõutava hoolsusega ning vältides ülemääraste riskide võtmist.
6. Tegevjuht peab oma ülesannete täitmisel lähtuma alati fondi õiguspärastest huvidest ja tegutsema fondi jaoks parima tulemuse saavutamise nimel, sh aitama kaasa fondi kõrge maine säilitamisele avalikkuse silmis. Tegevjuht hoidub tegevusest või tegevusetusest, mis võib kahjustada fondi mainet ning informeerib viivitamata fondi juhatust ja nõukogu asjaoludest, mis võivad kahjustada fondi mainet või võivad tekitada fondile olulist kahju. Tegevjuht on kohustatud võtma võimalikult kiiresti kasutusele kõik põhjendatud meetmed, et vältida kahju tekkimist fondile.
7. Tegevjuht pakub välja ideid fondile rahakogumise eesmärgil ürituste (sh konverentside ja seminaride jmt) ja õppereiside korraldamiseks.
8. Tegevjuht kutsub üles nii füüsilisi kui ka juriidilisi isikuid fondile annetama ja fondile vara pärandama ning selgitab neile fondi põhikirjalisi eesmärke.
9. Tegevjuht investeerib fondi vara vastavalt fondi vara omandamise, kasutamise ja käsutamise ning fondist väljamaksete tegemise korrale.
10. Tegevjuht teeb vajalikud toimingud fondi poolt väärtpaberite omandamiseks ja võõrandamiseks.
11. Tegevjuht avab fondile investeerimiseks arvelduskonto(d) ja väärtpaberikonto(d) Eestis tegutsevates krediidiasutuses.
12. Fondi investeerimiseks kasutatava(te)le arvelduskonto(de)le ja väärtpaberikonto(de)le ligipääsuks on tegevjuhil teada parool ning kasutajanimi. Arvelduskontodel ja väärtpaberikontodel võib tegevjuht teha ülekandeid ja anda aktsepte ainult koos ühe juhatuse liikmega.
13. Tegevjuht suhtleb krediidiasutustega investeeringutega seotud küsimustes.
14. Tegevjuht esindab fondi koos ühe juhatuse liikmega Eesti krediidiasutuses investeerimisteenuste lepingute ja muude vajalike toimingute tegemisel.
15. Tegevjuht taotleb fondile investeerimiseks LEI-koodi.
16. Tegevjuht hoiab ennast kursis väärtpaberiturul toimuvaga ning otsib võimalusi fondi vara parimal võimalikul viisil investeerimiseks.
17. Tegevjuht võib investeerimisotsused eelnevalt läbi arutada fondi investeerimisnõustajatega.
18. Tegevjuht koostab investeerimiskava ja kooskõlastab selle teiste juhatuse liikmetega enne nõukogule kinnitamiseks esitamist.
19. Tegevjuht esitab juhatusele ettepanekud investeeringuteks koos põhjendustega ning selgitab juhatusele ja nõukogule investeeringute tootlust, riske ja muid investeeringutega kaasnevaid asjaolusid.
20. Tegevjuht jälgib ja analüüsib fondi olemasolevaid investeeringuid ning teeb vajadusel juhatusele ja nõukogule ettepanekuid investeeringutes muudatuste tegemiseks.
21. Tegevjuht teeb nõukogule ettepanekuid fondi investeerimisnõustajate valimiseks või tagasi kutsumiseks.
22. Tegevjuht peab andma juhatusele jooksvalt ülevaate fondi rahalisest seisust, toimunud ja plaanitavatest rahakogumise üritustest, tehtud ja plaanitavatest investeeringutest ning fondi sisse- ja väljamaksetest.
23. Tegevjuht peab andma nõukogule vähemalt kord nelja kuu jooksul ülevaate fondi rahalisest seisust, toimunud ja plaanitavatest rahakogumise üritustest, tehtud ja plaanitavatest investeeringutest ning fondi sisse- ja väljamaksetest.
24. Tegevjuht peab andma asutaja eestseisusele vähemalt kord aastas ülevaate fondi rahalisest seisust, toimunud ja plaanitavatest rahakogumise üritustest, tehtud ja plaanitavatest investeeringutest ning fondi sisse- ja väljamaksetest.
25. Tegevjuht täidab nõukogu seaduslikke otsuseid ja korraldusi.
26. Tegevjuht korraldab fondi raamatupidamist vastavalt raamatupidamise seadusele.
27. Tegevjuht korraldab investeeringute korrektse ja maksuefektiivse deklareerimise.
28. Tegevjuht on kohustatud hoidma saladuses temale fondi haldamisega seoses teatavaks saanud fondi tegevusega seonduvat teavet (edaspidi: konfidentsiaalne informatsioon). Samuti kohustub tegevjuht mitte kasutama konfidentsiaalset informatsiooni enda või kolmandate isikute huvides.
29. Konfidentsiaalseks informatsiooniks on sh, kuid mitte ainult:
29.1. Fondi poolt tehtud ja plaanitavad investeeringud;
29.2. Fondi sisse- ja väljamaksed;
29.3. Andmed fondi arvelduskontode ja investeerimiskontode kohta;
29.4. Fondi poolt sõlmitud lepingud;
29.5. Andmed fondile annetanud isikute kohta, väljaarvatud, kui annetaja on avaldanud soovi või nõusolekut enda teatud andmete avaldamiseks või avalikustamiseks;
29.6. Andmed fondile vara pärandanud isikute kohta, väljaarvatud, kui pärandaja on avaldanud soovi või nõusolekut enda teatud andmete avaldamiseks või avalikustamiseks;
29.7. Informatsioon fondile üritustega kogutud raha kohta.
30. Konfidentsiaalseks ei loeta informatsiooni, (i) mis on avalik selle tegevjuhile teatavaks saamise ajal või (ii) mille avalikustamise kohustus tuleneb seadusest või toimub seaduse alusel või (iii) mille avalikustamise kohustus tuleneb nõukogu otsusest või (iv) mis on avalikustatud teiste isikute poolt.
31. Konfidentsiaalsuskohustus kehtib tegevjuhi suhtes tegevjuhiga sõlmitud lepingu kehtivuse ajal ja pärast tegevjuhiga sõlmitud lepingu lõppemist. Nimetatud kohustust puudutavas osas ei ole tegevjuhil õigust öelda lepingut üles.
32. Tegevjuht kohustub:
32.1. mitte kasutama fondi vara isiklikuks otstarbeks ega andma seda kolmandate isikute kasutusse.
32.2. käitlema konfidentsiaalset informatsiooni rangelt konfidentsiaalsena ning rakendama kõiki mõistlikult nõutavaid ja kohaseid tehnilisi ning organisatsioonilisi nõudeid hoidmaks ära konfidentsiaalse informatsiooni kaotsiminek, avalikuks saamine või õigustamata isikute juurdepääs sellele.
33. Tegevjuht informeerib fondi juhatust ja nõukogu koheselt kõigist talle teadaolevatest juhtudest, kui konfidentsiaalne informatsioon, on saanud tegevjuhi tahte vastaselt avalikuks või eksisteerib oht, et taoline informatsioon võib saada avalikuks.
34. Tegevjuht peab hüvitama oma kohustuste rikkumisega fondile tekitatud kahju vastavalt õigusaktidele ja tegevjuhiga sõlmitud lepingule.